Paramétrage de base

Quels sont les documents concernés ?

Catégorie (EDICAT)

Les documents qui peuvent faire l’objet d’échanges EDI sont définis en tant que catégories.
Dans cette version, ils concernent le domaine de la vente et de l’achat de biens et services.

Chaque catégorie est basée sur un type de catégorie prédéfini dans Sage X3. Il s’agit actuellement :

  • des commandes et factures de vente,

  • des livraisons de vente,

  • des notifications de réception des livraisons de vente (en création et en suppression),

  • de la déclaration CEE (destinée à la génération de la déclaration Intrastat au format XML),

  • des factures d’achat.

Plusieurs catégories sont prédéfinies et disponibles dans Sage X3.

Vous pouvez définir un nombre illimité de catégories pour chaque type de catégorie.
Les informations clés de la catégorie sont :

  • le type de catégorie,
  • l’action que doit subir le document : l’envoi ou la réception. En fonction de cette action, la configuration de la catégorie va être différente,
  • l’opération effectuée : il s’agit dans tous les cas d’une création, sauf pour les notifications de réception des livraisons de vente pour lesquelles il peut s’agir d’une suppression.

Vous pouvez restreindre la génération des envois EDI de cette catégorie en saisissant un code fonction. Ce sont les habilitations fonctionnelles associées au profil fonction de l’utilisateur qui seront prises en compte pour limiter, par exemple, la génération des envois EDI à certains sites ou groupes de sites.

Chaque catégorie est obligatoirement liée à une table déclenchante. Cette table constitue la table principale de la catégorie. La table proposée est la table principale de la classe de données utilisée.

Ce sont les champs de cette table qui peuvent être utilisés :

  • comme critères de sélection ou filtres à renseigner lors du lancement du traitement de génération des envois de fichiers de cette catégorie,

  • comme référence pour effectuer les contrôles liés aux droits et autorisations en émission. Par exemple, pour le contrôle effectué sur le site, vous devez indiquer s’il s’agit du site de vente, du site de livraison, du site financier….

    Ce sont également ces champs qui sont utilisés par le système pour trouver le numéro d’identification EDI. Le fait de pouvoir rapprocher la référence de l'application avec un numéro d’identification EDI est ainsi interprété comme une autorisation pour effectuer un échange EDI pour le site, le tiers, etc.

La création d’une catégorie est contrôlée. Lorsqu’elle est correctement définie, elle est automatiquement validée. Le contrôle de validité s’applique notamment pour l’action Envoyer : il est nécessaire que tous les champs d’autorisation en émission soient définis, notamment ceux prédéfinis : le tiers, l’adresse du tiers, la société et le site.

Pour pouvoir être affectée à un partenaire EDI, lui-même affecté à un flux, la catégorie doit être valide. Ces informations sont affichées dans les sections Partenaires EDI et Flux.

Vous pouvez préciser si vous autorisez les échanges de duplicata de documents pour cette catégorie. L’autorisation permet d’échanger plusieurs fois le même document.
Par le biais de la gestion d’exceptions, vous pouvez particulariser les autorisations de duplicata par législation. Cette gestion des exceptions est toutefois soumise, pour les factures, à autorisation pouvant être différenciée par législation (Reportez-vous au paramètre EXDSALINV -  Exceptions sur facture vente (chapitre TC, groupe EDI)).

Une fois définie, la catégorie va être affectée :

  • A un ou plusieurs partenaires EDI.

    Vous pouvez consulter la liste des partenaires utilisant cette catégorie dans la section Partenaires EDI.

  • Un ou plusieurs flux.

    Vous pouvez consulter dans la section Flux, la liste des flux auxquels cette catégorie est affectée.

La catégorie va également être exploitée :

  • Dans les traitements.

    Vous pouvez consulter la liste des traitements effectués pour cette catégorie dans la section Lancement.

Comment sont effectués les échanges ?

Protocoles (EDIPTC)

Un échange avec un tiers se traduit par un envoi et/ou une réception de flux. Cet échange est effectué selon un certain nombre de normes liées au type de transmission utilisé pour cet échange. Ces normes sont définies dans un protocole de communication.

Deux types de protocole prédéfinis dans Sage X3 sont disponibles :

  1. Les protocoles de type Répertoire.

    Ils sont basés sur des échanges de fichiers, effectués par le biais de répertoires et de volumes d’échange déclarés.
    Pour les échanges de fichiers séquentiels, deux protocoles sont disponibles. Il s’agit des protocoles utilisés par les partenaires éponymes EDICOM et TENOR : 

    • EDICOM
    • TENOR

    Pour les échanges de fichiers XML, les protocoles disponibles sont les suivants :

    • FACTURAE

      Il s’agit du protocole utilisé par le partenaire fictif FACTURAE, pour les échanges avec l’administration publique espagnole.

    • CHORUS

      Il s’agit du protocole utilisé par le partenaire fictif CHORUS, pour les envois de factures à l’administration publique française. Les fichiers XML générés sont au format UBL.

    • EDISOHXML

      Il s’agit du protocole utilisé par le partenaire fictif EDISOHXML pour la réception de commandes de vente envoyées directement par un client.

    • EDIDEB

      Il s’agit du protocole utilisé par le partenaire fictif EDIDEB pour la génération, au format XML, de fichiers destinés à la déclaration Intrastat d’échanges de biens (DEB).

    • XRECHNUNG

      Il s’agit du protocole utilisé par le partenaire fictif XRECHNUNG pour la génération et l'envoi au format XML, de factures à l’administration fédérale allemande.

    Si besoin, vous pouvez définir d’autres protocoles de ce type : renseignez l’adresse de chacun des différents volumes de l’espace de stockage utilisés pour les échanges.

    L’adresse doit correspondre à un répertoire existant sur le serveur d’installation de l'application. Vous pouvez la renseigner :

    • sous forme de chemin complet,
    • ou sous forme d’un chemin relatif depuis le répertoire d’installation du dossier d’exploitation.

  2. Les protocoles de type E-mails.

    Ils portent uniquement sur les envois (et non les réceptions) de fichiers.

    Pour les protocoles de type E-Mails, renseignez :

    • La valeur de chacun des différents paramètres utilisés pour l’envoi de l’e-mail, notamment :
      • SMTP : le serveur de notification préalablement défini au niveau Administration > Serveurs.
      • THEME : le thème de notification préalablement défini au niveau Espace collaboratif > Notification.
    • Les adresses mails de destination. Vous pouvez soit saisir directement l’adresse mail du client, soit la saisir sous forme de variable :
      • [BPA]WEB(1) : pour indiquer qu’il s’agit du premier mail associé à l’adresse du client.
      • [CNT]WEB : pour indiquer qu’il s’agit du mail du contact par défaut du client.

    • L’objet, le corps de l’e-mail et sa signature.

    • Le titre et le sous-titre de notification sont facultatifs.

    Une fois défini, le protocole sera associé :

    • A un ou plusieurs partenaires EDI.

      Vous pouvez consulter la liste des partenaires qui utilisent ce protocole, dans la section Partenaires EDI.

    • A un ou plusieurs flux.

      Vous pouvez consulter la liste des flux associés à ce protocole, dans la section Flux.

Quels sont les partenaires EDI ?

Partenaires (EDIPARTNER)

Actuellement, plusieurs partenaires EDI sont pré-déclarés dans Sage X3.
Il s’agit des deux partenaires universellement reconnus :

  • EDICOM
  • TENOR

Les autres partenaires ne sont pas des traducteurs EDI à proprement parler mais des partenaires fictifs déclarés afin de permettre les échanges de fichiers :

  • EDISOHXML : pour la réception de fichiers, au format XML, de commandes de ventes envoyées par un client.

  • FACTURAE : pour les échanges avec l’administration publique espagnole.

  • CHORUS : pour l’envoi de factures à l’administration publique française.

  • XRECHNUNG : pour l'envoi de factures à l'administration fédérale allemande.

  • EDIDEB : pour l’envoi des fichiers destinés à la déclaration Intrastat, auprès du service des douanes.

Vous pouvez en déclarer d’autres en indiquant pour chacun d’eux :

  • Le niveau auquel s’effectue le contrôle du paramétrage des associations pour ce type de partenaire EDI : dans tous les cas il s’agit d‘un contrôle au niveau Tiers / société, sauf pour le partenaire EDIDEB dont le contrôle s’effectue au niveau Société.
  • Les catégories de documents échangés,
  • Les protocoles utilisés pour chaque catégorie.

C’est donc le choix du partenaire, dans la définition des flux, qui va déterminer les catégories de documents échangés et le mode de transmission.

Une fois déclaré et défini, un partenaire doit faire l’objet d’autorisations pour effectuer des échanges avec des sociétés, des sites et des tiers. Ces autorisations sont matérialisées par le biais d’associations :

  • Par Société.

    Vous pouvez consulter la liste des sociétés associées à ce partenaire, dans la section Sociétés.

  • Par Site.

    Vous pouvez consulter la liste des sites associés à ce partenaire, dans la section Sites.

  • Par Tiers.

    Vous pouvez consulter la liste des tiers associés à partenaire, dans la section Tiers.

Au final, les flux associés à ce partenaire pour une combinaison de sociétés et de tiers sont affichés dans la section Flux.